Trello – wprowadzenie dla początkujących

Czy zdarza Ci się notować na małych karteczkach? Zadania, numery telefonów, kontakty, przypomnienia, listę zakupów? Wszyscy to robimy. Jeśli chcesz wreszcie wprowadzić w notatki porządek, mieć do nich dostęp zawsze oszczędzając przy tym mnóstwo miejsca i czasu – zapraszam, mam coś dla Ciebie.

Czym jest Trello?

Jeśli wyobrazisz sobie wspomniane notatki poprzyklejane do lodówki, ekranu monitora, zapomniane zapiski śpiące pośród stron książek czy siedzące sobie w Twojej kieszeni, to Trello będzie cyfrowym odpowiednikiem wszystkich tych miejsc.

Trello umożliwia wizualne zarządzanie notatkami, czy raczej jak mówią twórcy – „wszystkim” i dzielenie się tym ze „wszystkimi”. Nieważne czy pracujesz solo, czy z zespołem, Trello ma tę cudowną zaletę, że jest typowym narzędziem. To, co z nim zrobisz zależy tylko od Ciebie oraz Twoich współpracowników.

Tablice, listy i karty

Żeby zrozumieć jak używać Trello, trzeba poznać podstawową terminologię rządzącą tą usługą.

Tablice (Boards) – to projekty lub foldery. W nich znajduje się „wszystko”. Do Tablic możemy zapraszać innych użytkowników i współdzielić z nimi całą zawartość. Tablice mogą mieć charakter prywatny do użytku tylko przez nas i/lub zaproszonych przez nas użytkowników lub publiczny, dostępny dla wszystkich.

Listy (Lists) – funkcjonują w ramach Tablic. One budują wizualny podział dla Kart. Listy czyli zbiory Kart np. lista zakupów, to-do itd. Typowy podział po otwarciu nowej tablicy to „Do zrobienia”, „Pracuję nad tym”, „Skończone”. Przy tak utworzonych listach wystarczy je tylko zapełnić odpowiednimi zadaniami w postaci kart…

Karty (Cards) — tu zapisujemy to co zwykle pochłania górę kolorowych post-itów. Nie ma żadnych ograniczeń, ani wytycznych co do tego co powinno być zapisane. Możemy w ramach takiej kartki przypisać właściciela lub właścicieli (member), datę ważności karty (due date), listę zadań (checklist), dołączyć dowolny plik (file attachments), czy prowadzić rozmowę w formie komentarzy (comments). Karta również może zyskać etykietę (label), a sama etykieta jest kolorowym oznaczeniem, które z kolei można nazwać np. czerwony: pilne, fioletowy: spotkanie, żółty: problemy.

Jak to wszystko wykorzystać?

Podzielę się teraz trzema przykładami wykorzystania Trello w moim życiu prywatnym i zawodowym. Wierzę, że te przykłady pomogą lepiej zrozumieć jak korzystać z Tablic, List i Kart.

Dobra rada

Dobrze by Tablice w naturalny sposób odzwierciedlały naturalny podział tematyczny tego czym się zajmujesz. Przykłady z mojego życia to: Firma, PracujZwinnie, Plan Tygodniowy, Nasze Przepisy, Projekt X, Wyjazd do Y itp.

Plan tygodniowy z Trello

Jeśli dużo pracujesz ta opcja może być dla Ciebie świetnym wstępem. Stwórz Tablicę o nazwie „Plan Tygodniowy”, a w niej 7 list. Jedną o nazwie „Do zaplanowania”, 5 o nazwie dni roboczych (od poniedziałku do piątku), jedną o nazwie „Weekend”.

plan_1a

Zauważ, że Trello pozwala w łatwy sposób przenosić listy, wystarczy je chwycić i przesunąć obok. Lista i cała jej zawartość zostaną przestawione. Staraj się teraz zapełnić listy zadaniami. Jeśli w poniedziałek masz prezentację projektu zapisz ją na liście „Poniedziałek” za pomocą nowej karty „Add card”.

plan_2

Ideą tej tablicy jest elastyczne planowanie całego tygodnia pracy. Aby efektywnie z niej korzystać, zapisuj wszystkie rzeczy pod konkretnymi dniami, jeśli jeszcze nie wiesz kiedy coś wykonasz zapisz to pod „Do zaplanowania”. Zakończone tematy archiwizuj klikając w kartę i wybierając opcję archiwizacji. Każdy dzień powinieneś też zaczynać od przeniesienia nie zakończonych zadań do następnego dnia lub listy „Do zaplanowania”. Przenoś listy każdego poranka tak by pierwszą pozycją zawsze była „Do zaplanowania”, a drugą bieżący dzień. Dzięki temu koncentrujesz uwagę na rzeczach, które jeszcze nie są skolejkowane i 2–3 dniach.

plan_3

Zarządzanie projektem

Ile projektów tyle różnych metodyk, ale ja przytoczę tę opisaną chwilkę wcześniej. Wyobraźmy sobie podział projektu na listy „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Wykonano”. To bardzo prosta konstrukcja. Aby jej używać z satysfakcją zaproś kilku współpracowników do tablicy.

Przykładowa Tablica

By śledzić wszystkie zmiany w tablicy koniecznie włącz opcję subskrypcji Tablicy. Nie mam pojęcia czemu ta opcja nie jest domyślnie uruchomiona, ale warto to zrobić. Znajdziesz ją klikając w Show Menu > Menu > Subscribe. Od tej pory będziesz dostawał powiadomienia za każdym razem gdy coś się „wydarzy” na tej konkretnej Tablicy.

To nie koniec. W swoim profilu możesz ustawić częstotliwość powiadomień. Kliknij w swój portret lub nick, następnie Settings. Na karcie Ustawień (Settings) odnajdź sekcję Notifications (Powiadomienia), a następnie kliknij w Change Notification E-Mail Frequency (Zmień Częstotliwość Powiadomień E-Mail). Możesz wybrać iż nie chcesz dostawać powiadomień – Never (wtedy subskrypcja tablic nie ma sensu), Periodically – raz na godzinę otrzymasz zbiorowy email ze zmianami, lub Instantly – wiadomość przyjdzie tak szybko jak to tylko możliwe. Ostatnia opcja jest super jeśli nie prowadzicie zbyt wielu projektów.

Teraz nie pozostaje nic innego jak zapisanie zadań w projekcie. Wyobraźmy sobie, że jest to blog taki jak ten. Zadaniami mogą wówczas być „Stworzenie logo”, „Przygotowanie szablonu”, „Uruchomienie silnika bloga”, „Napisanie powitalnego wpisu”. Przypisz do zadań odpowiednich wykonawców ze swojego zespołu, zrobisz to klikając w kartę a następnie Members. Wybierz osobę z listy lub zaproś ją do trello. Od teraz obok karty będzie znajdować się portret wybranej osoby. Zobacz, że od razu widzisz kto jest za co odpowiedzialny. Wystarczy rzut oka, a to wiele przyspiesza.

Tablica z przykładowymi zadaniami

Teraz Twoi współpracownicy gdy zaczynają pracę nad jakimś elementem przenoszą go do z listy „To-Do” do listy „W trakcie”, a Ty wiesz, że Twój zespół działa. W międzyczasie grafik może dołączyć do karty swoje projekty byś mógł je w komentarzach zaopiniować. Jeśli jakiś etap jest zamknięty karta ląduje w liście „Wykonano”. Świetne i proste, prawda?

Księga domowych przepisów

Coś, z czym mam ogromny problem. Nie wertuję wielkich ksiąg, zeszytów z przepisami itp. Żyjemy w czasach cyfrowych, przepisy muszę mieć na wszystkich swoich ekranach. Zwłaszcza, że czasami w sklepie zdarza mi się na nią rzucać okiem na dany przepis by upewnić się, że kupiłem wszystkie składniki.

Swoje przepisy gromadzę razem z żoną. Dzielimy je na ulubione przez nas działy, Ty możesz zrobić je po swojemu. U nas są to „Zupy”, „Łatwe obiady”, „Makarony”, „Na śniadanie”, „Na słodko”, „Chleb”, „Do wypróbowania”. Każdy przepis to oddzielna karta na odpowiedniej liście, z dodanym zdjęciem listą składników i opisem. Jeśli robimy jakieś warianty potraw dodajemy stosowny komentarz.

Nasze Obiady - trello

Czy to koniec?

Z Trello jest jak z dobrym kuchennym nożem, ponieważ możesz go użyć na wiele różnych sposobów. Szczęściem jest to, że Trello nie ma ostrych końców, więc się nim nie skaleczysz, dlatego nic nie powinno Cię powstrzymać od jego testowania, do czego zachęcam.

Więcej na temat Trello znajdziesz w moich wpisach:

  • Dzięki za inspirację. Zaciekawiłam się i na pewno wypróbuję. Ciągle szukam dla siebie czegoś do organizowania zadań/robienia list, ale nic mi jeszcze nie przypadło. Trello wygląda zachęcająco i prosto 😉

    Pozdrawiam!

    • Też miałem z tym problem. Długi czas używałem Evernote to spisywania wszystkiego i organizacji zadań, ale na dłuższą metę większy był z tego bur… bałagan.

      Jedno z lepszych rozwiązań, z którym spędziłem miesiące to Any.do, ale sprawdza się tylko przy osobistym planowaniu.

      • Ja nadal używam Evernote, ale, tak jak piszesz, u mnie bardziej sprawdza się do zbierania treści (których z czasem robi się sporo), a nie ich organizacji i planowania zadań.

  • Do tej pory bałam się Trello, ale może się przekonam 😉 Nie tyle zamiast kalendarza, ale do ogarniania współpracy z innymi. Tylko jak ich przekonać do tego? 😀

  • Pingback: Praca w domu - 7 aplikacji, które pomogą wolnym strzelcom – Pracuj Zwinnie()

  • Pingback: Automatyzacja pracy - Slack i jego sekretne funkcje()

  • Ania Gano

    Mam ważne pytanie, bo szukałam takiego narzędzia od dawna, ale jedno mi kompletnie nie pasuje. Czy jest jakiś sposób, aby „skorelować” tablice z ogólnym kalendarzem w Trello? Bo z tego co widzę, to jak klikam kalendarz wewnątrz tablicy (innego dojścia nie widzę), to mam tam tylko zadania z danej tablicy. Czy jest jakiś sposób, aby w kalendarzu były zadania z wielu działek? Innymi słowy aby do zadania było dojście zarówno od strony działki (tablica), jak i daty (kalendarz). Wtedy kalendarz trello mógłby być po prostu moim terminarzem, a marzę o tym bo nie znoszę mnożyć bytów. A niestety mam wątpliwości a propos twojego sposobu . Chciałabym zachować podział na „działy” mojego życia (dom, dzieci, praca), bo wtedy łatwiej mi znaleźć ważny telefon, info czy inspirację, która nie ma przyporządkowanej daty (miesięcznej czy też tygodniowej). A wydaje mi się, że w twoim systemie takie rzeczy mogłyby zginąć mi gdzieś w odmętach zaprzeszłych tygodni. Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź.

    • Cześć. Każdy ma swój workflow. Co do multikalendarza to jedyne rozwiązanie jako na szybko znalazłem to włączenie iCalendar Feed w PowerUpsach (koknretnie w kalendarzu) i podłączenia konkretnych Feedów pod kalendarz z którego korzystasz. Szczegóły znajdziesz tu: http://help.trello.com/article/811-viewing-cards-in-a-calendar-view powodzenia!

      • Ania Gano

        Tak, masz rację, że każdy ma swoje potrzeby i swoje narowy 🙂 Ja nie znoszę mieć informacji w siedmiu miejscach bo się gubię i o nich po prostu zapominam. Teraz korzystam z własnej głowy i różnych mniej lub bardziej chałupniczych systemów, bo jeszcze zajmuję się młodszym dzieckiem w domu. Ale właśnie zamierzam ruszać w świat i jako freelancer będę musiała też ogarnąć własną pracę. Szukam więc narzędzia, które pozwoli mi zorganizować wszystkie działki mojego życia, nieregularną pracę, bardzo małe dzieci i różne inne moje aktywności kreatywne. Czuję dużą determinację, żeby wypracować zdrowy balans między życiem zawodowym, domowym i swoim własnym rozwojem. Bo z doświadczenia wiem, że to pierwsze ma tendencje do zdominowywania tego drugiego, a to drugie do zdominowywania tego trzeciego :-). Dlatego tak mi się spodobało to Trello, bo mam wrażenie, że bardzo sprzyja planowaniu codzienności również w tym prywatnym wymiarze. I, jak mniemam, mocno odciąża głowę z bliżej niesprecyzowanych planów i różnych informacji trudnych do ogarnięcia i odfajkowania, jak na przykład sprawy dzieci (nieregularne i wymagające całej siatki powiązanych informacji). Szkoda że nie ma tu opcji połączenia tablic w jednym kalendarzu, wydawałoby się to intuicyjne. Więc póki co pozwolę sobie skopiować twój system tygodniowy, pokoloruję go, żeby mi się wyłonił jakiś obraz całości mojego życia, a rzeczy bez datownika umieszczę na oddzielnych tablicach jakoś kolorystycznie powiązanych z planem tygodniowym. Generalnie muszę potestować i dopasować do siebie. Uff, bardzo się rozpisałam. Ale naprawdę od dłuższego czasu rozkminiam, jak tu się lepiej zorganizować i gładko połączyć różne życiowe role, więc ze swoim artykułem trafiłeś mnie prosto w czuły punkt :-). Bardzo Ci dziękuję za ten tekst i tak szybką reakcję na moje pytanie.

        • Może Ci się spodobać basecamp. Jest bardziej projektowy, ale wszechogarnianie spraw różnych jest lepiej podane. Sprawdź 😉

          Dzięki za Twój głos.

  • eszpe1

    Witam, mam pytanie odnośnie Trello. Załóżmy, że utworzę tablicę (board), na której każda lista należeć będzie do innego członka teamu. Np. mam 5 osób w teamie: każda ma swoją listę, na której umieszcza karty z własnymi projektami. Czy da się to skonfigurować w taki sposób, żeby poszczególni członkowie teamu nie mogli widzieć zawartości list pozostałych osób? Np. każdy ma hasło do swojej listy i może tam wrzucać projekty, ale nie może zobaczyć zawartości pozostałych list. Jedynie admin ma dostęp do wszystkiego. Z góry dzięki za odpowiedź 😉

    • Według mojej wiedzy powinieneś szukać stosownych opcji w Trello Business. Ale i tego nie jestem do końca pewny.

  • Pingback: Inbox zero, czyli zen skrzynki pocztowej - Work'n'Flow()

  • Pingback: Trello - sztuczki zaawansowane – Pracuj Zwinnie()

  • Pingback: ZADANIA DO WYKONANIA? DWIE PRZYDATNE APLIKACJE - PURE VISIONS()

  • Pingback: 20 porad na lepszą organizacje » LovePink.pl()