Czas i lista zadań - zapanuj nad nimi poświęcając 90 minut

90 minut, które skróci Twój dzień pracy

Jak często zdarza Ci się spoglądać na zegarek ze zgrozą, bo minął już cały dzień, a Twoja praca praktycznie nie posunęła się do przodu? Możesz zastosować prosty trik, który sprawi, że lista zadań wreszcie zacznie się kurczyć zamiast puchnąć w nieskończoność.

Dlaczego ciągle brakuje czasu?

Bądźmy szczerzy, nie możesz wpłynąć na czas. Tak samo jak nie masz wpływu na to, czy jutro będzie świecić słońce, czy lunie deszcz. Doba ma taką samą długość dla nas wszystkich. Co zatem sprawia, że jedni z nas „są ciągle zapracowani”, a inni mają możliwości prowadzenia dziesiątek różnorodnych aktywności? Kluczem jest eliminacja wszelkich mikropożeraczy czasu.

Wyłącz się!

Jeśli chcesz wreszcie doprowadzać zadania do końca, wybierz jedno najważniejsze w danym momencie, a następnie wyłącz wszelkie powiadomienia. Na początek zrób to tylko na 90 minut – tyle potrwa Twoja najbliższa praca. Niech to będzie półtorej godziny bez żadnych (!) mrugających diod, wyskakujących okienek, czy systemowych pingów. Wyłącz to wszystko w cholerę! Przełącz telefon w tryb samolotowy. Poproś współpracowników by w najbliższym czasie nie zawracali Ci głowy. Ja zawsze mówię: „Znikam, nie ma mnie przez 90 minut. Nie przeszkadzajcie mi teraz.”. Jeśli potrzebujesz, załóż słuchawki i włącz ulubioną muzykę (Spotify ma fajne playlisty: Deep Focus i Nature Sound). Na koniec uruchom jakiś miernik czasu. Ja polecam ten w telefonie, ewentualnie online’owy e.ggtimer.com. Ogarnij biurko i komputer tak, byś miał przed oczami tylko rzeczy związane z zadaniem nad którym pracujesz. Jeśli pracujesz na komputerach Mac pomocny będzie tryb pełnoekranowy aplikacji, w której pracujesz.

Co się może stać przez 90 minut?

Już słyszę głosy: „Ale w mojej pracy się tak nie da”. Jeśli pracujesz w callcenter – zgodzę się. W każdej innej pracy biurowej, w której nie jesteś związany bezpośrednio z obsługą klienta możesz to zrobić. Po prostu skup się na jednym, konkretnym zadaniu przez 90 minut. Nawet jeśli w tym czasie dostaniesz arcyważny telefon, mail czy wiadomość w komunikatorze, to niecałe dwie godziny to i tak dobry czas na reakcję. Wierz mi, świat się nie zawali. Jeśli dzieje się coś pilnego w biurze, na pewno ktoś da Ci znać. Zdążysz uciec w razie pożaru.

Święty spokój, który zyskujesz jest tego wart. Już nie raz przekonałem się, że zadania, które odkładałem w nieskończoność okazały się mieścić w przedziale 90–120 minut. Jak mogłem ich wcześniej nie zrobić? A to pilny telefon, z małym zadankiem na „dwa kliknięcia”. Innym razem mail z prośbą o fakturę, czy jakieś istotne pliki. Albo współautor PracujZwinnie wrzucił coś w Slacku – jak mógłbym to przeoczyć? Zwykle kończyło się to taką myślą: „Dobra, to tylko minutka. Zaraz wracam do pracy!”. Często minutka zmienia się w kwadrans, wpadam na jakiś pomysł niezwiązany z pracą i zaczynam robić coś innego. Albo wracam do swoich zajęć, ale muszę nabrać rozpędu, na nowo zastanowić się co mam zrobić.

Gdzie jest mój czas?

To, co zabiera czas, to rzadko zadania same w sobie. Najczęściej tracimy cenne minuty na przełączanie się miedzy różnymi aktywnościami. Prawda jest taka, że nie możemy robić dwóch rzeczy na raz. Nie jesteśmy maszynami, choć być może chcielibyśmy nimi czasami być. Zostawmy multitasking komputerom.

90 minut i co dalej?

90 minut jest umowne. Możliwe, że Twoja specyfika pracy wymaga innego przedziału czasu. Testuj i próbuj różnych wariantów. Zobacz co dla Ciebie najlepsze. Grunt by po takim bloku pracy wrócić do trybu dostępności na kilkanaście minut. Sprawdzić powiadomienia, pogadać z zespołem czy wyskoczyć na spacer (np. telefoniczny). Zadbaj o to, co pilne i zaplanuj kolejny blok. I tak dalej, aż do oczyszczenia swojej listy to-do.

Mój rozkład dnia wygląda mniej więcej tak:

  1. Maile + poranna laba jeśli starczy czasu (60 minut)
  2. Pierwszy poważny projekt (120 minut)
  3. Maile + telefony + spacer (30 minut)
  4. Drugi poważny projekt lub kontynuacja pkt. 2. (120 minut)
  5. Wszystko co wymaga natychmiastowej reakcji. (tyle czasu ile potrzeba)

Po dwóch tygodniach wprowadzenia rygoru pracy w takich izolowanych blokach czasowych okazało się, że mogę poświęcić mniej czasu na pracę. Dowożę swoje zadania. Czuję się lepiej. Mam też wrażenie, że jest mniej pierdółkowatych wiadomości, które przechodzą mi przez ręce.

Ściąga w trzech krokach

  1. Stań się niedostępny – wyłącz powiadomienia, wycisz telefon, poproś współpracowników o nieprzeszkadzanie.
  2. Skup się na jednym zadaniu przez 90 minut – rób tylko to zadanie, nieważne czy skończysz, czy nie. Ważne, że je robisz.
  3. Stań się dostępny – włącz powiadomienia, odpocznij, a później zaplanuj kolejny blok.
  • Muszę spróbować. Często mi się właśnie tak robota ślimaczy przez cały dzień, bo co pięć minut robię 15 przerwy ;P
    Kiedyś też czytałam o blokach 15-minutowych. Parę razy próbowałam i całkiem fajnie to też działało – 15 minut nauki/pracy, chwila przerwy i znowu 15. Muszę tylko narzucić sobie dyscyplinę, żeby się tych czasów trzymać 🙂

    • Alexa, dzięki za komentarz. To o czym piszesz brzmi jak Pomodoro i u mnie też całkiem działało, ale nie we wszystkich aktywnościach. Przy pracy projektowej potrzebuję dłuższych przedziałów czasu bo przy 15 minutach szybko się dekoncentruję i zapominam o rygorze.

      Daj znać jak poszło z wypróbowaniem sposobu z tekstu. Z góry dzięki!

      • Dam znać! 🙂 Może już nawet jutro wypróbuję 🙂

  • Odpowiednia muzyka pozwala naszym półkulom łatwiej zsynchronizować się podczas pracy i defacto utrzymać ten stan skupienia, o którym piszesz. Oprócz wspomnianego DeepFocus polecam soundtrack do Tron: Legacy. Pełna synchronizacja!

    • Apropos synchronizacji są na youtubie całe kanały z muzyką/dźwiękami w odpowiedniej częstotliwości, która odsłuchiwana w słuchawkach stereo daje właśnie efekt synchronizacji półkul.

      Na tym samym mechanizmie bazują również dźwięki w: 4 godziny snu w 40 minut: https://www.youtube.com/watch?v=kYPES06zb08

      • Sprawdzę jutro podczas niedzielnej drzemki.

  • Pingback: Rework - książka, z której dowiesz się jak pracować zwinnie – Pracuj Zwinnie()

  • Pingback: Produktywna prokrastynacja()

  • Pingback: Zarządzanie Codziennością... - recenzja()

  • Pingback: Praca w domu - 7 aplikacji, które pomogą wolnym strzelcom – Pracuj Zwinnie()