Automatyzacja pracy – Slack i jego sekretne funkcje

Slack jest trochę jak Pracuj Zwinnie. Jego twórcom przyświeca podobna misja do tej, którą sami realizujemy. Chcą uczynić Wasze życie zawodowe prostszym i bardziej efektywnym. Dlatego po tym jak Andrzej zapoznał Was z tym multiplatformowym komunikatorem nadszedł czas, żebym zaprezentował kilka funkcji Slacka, o których nie mieliście pojęcia, a które zautomatyzują Waszą pracę.

Jeśli nie mieliście okazji korzystać ze Slacka przed lekturą zapoznajcie się z tekstem Andrzeja Slack – narzędzie, które do maksimum ułatwi komunikację w zespole.

Sekretna funkcja #1 – Integracje

Slack umożliwia Wam zintegrowanie komunikatora z innymi usługami i aplikacjami. Andrzej wspominał, że pod naszego Slacka podpięte jest Trello. To znacznie ułatwia śledzenie zmian w kartach i zadaniach, którymi zarządzamy. Możliwości jest jednak znacznie więcej, np.:

  • Google Hangouts – idealny, jeśli w Waszej pracy ważna jest komunikacja z użyciem wideokonferencji
  • MailChimp – przyda się, jeśli korzystacie z tego narzędzia do zarządzania newsletterami
  • Twitter – m.in. do śledzenia wpisów obserwowanych przez Was osób
  • i wiele innych.

Żeby sprawdzić listę dostępnych integracji wejdźcie na slack.com/services.

Sekretna funkcja #2 – Quick Switcher

Quick Switcher (szybki przełącznik) to wygodna funkcja, dzięki której nie musicie odrywać rąk od klawiatury, żeby przełączać się w Slacku pomiędzy kanałami, prywatnymi grupami czy poszczególnymi osobami.

Slack Quick Switcher

Kombinacje klawiszy:

  • Windows: Ctrl+K (lub Ctrl+T)
  • Mac: Cmd+K (lub Cmd+T)

Sekretna funkcja #3 – Szczególnie przydatna dla programistów

Zespoły programistów szczególnie docenią funkcję Slacka, jaką jest „Snippet” (skrawek). Pozwala ona wkleić kod (HTML, CSS, Ruby i wiele innych) z zachowaniem jego struktury. Wystarczy skopiować odpowiednie linijki do pola tekstowego i wybrać opcję „Snippet” (obrazek 1), następnie zaznaczyć na liście właściwy język programowania (obrazek 2) i voilà (obrazek 3)!

„Snippet” przydaje się nie tylko do wklejania linijek kodu, ale też zwykłego tekstu, który jest zbyt długi lub rozbudowany, żeby wklejać go bezpośrednio rozmówcy. Żeby skorzystać z tej możliwości należy wybrać „Plain text” zamiast języków programowania. Wykorzystując tę opcję możecie też wspólnie pracować nad tekstami, dzięki opcji edycji. W ten oto sposób Slack staje się też dobrym (ale nieidealnym) narzędziem dla blogerów czy copywriterów.

Sekretna funkcja #4 – slackbot będzie przypominał Wam o mniej ważnych sprawach

Kiedy pierwszy raz uruchomiłem Slacka zdziwiło mnie, że oprócz pozostałych użytkowników na mojej liście kontaktów jest slackbot. Dziś nie wyobrażam sobie korzystania ze Slacka bez tego „robota”.

Czym jest slackbot?
Najprościej określić go mianem wirtualnego asystenta.

Pierwszą z jego niezastąpionych opcji jest możliwość przypominania Wam o mniej ważnych sprawach. Żeby slackbot pamiętał za Was wystarczy, że użyjecie komendy /remind me in (jednostka czasu po angielsku, np. 1 minute) to (i tutaj to, o czym miał pamiętać), np. „/remind me in 1 minute to Wrócić do pisania tekstu o sekretach Slacka”. Po minucie slackbot napisze do Was w prywatnej wiadomości:

@slackbot

Oczywiście nie jest to idealne narzędzie do pamiętania o najważniejszych zadaniach, ale świetnie sprawdza się w przypadku drobiazgów, np. kiedy mam oddzwonić lub wysłać jakiegoś maila. Slackbot co do minuty przypomina mi o tym.

Sekrtetna funkcja #5 – Slackbot zna odpowiedzi na wszystkie Wasze pytania

Jedną z najlepszych sekretnych funkcji jest nauczenie Waszego slackbota odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w firmie.

@slackbot

Slackbot może pamiętać za Was hasło do wi-fi albo linki do ważnych miejsc czy numery telefonów. Wystarczy, że spersonalizujecie jego odpowiedzi wedle własnego uznania. UWAGA: oddanie tej funkcji w ręce kreatywnego zespołu może prowadzić do wielu zabawnych sytuacji. Warto zaznaczyć też, że automatyczne odpowiedzi slackbota nie działają w prywatnych rozmowach.

Odpowiedzi slackbota ustawicie w tym miejscu: slack.com/customize/slackbot

Sekretna funkcja #6 i #7 – Wyższy poziom wtajemniczenia z IFTTT (Pocket i kalendarz Google)

Przed Wami dwa ostatnie sekrety Slacka. Żeby je wykorzystać musicie zarejestrować się w aplikacji webowej IFTTT.

Co to jest IFTTT?
IFTTT to generator „przepisów”, które pozwolą Wam na łączenie ze sobą dwóch aplikacji, np. serwisu pogodowego z klientem SMS. W skrócie: każdego poranka możecie dostawać wiadomość tekstową z prognozą pogody. Zintegrujcie swoje konto na Twitterze z Instagramem. Dzięki temu będziecie automatycznie „ćwierkać” za każdym razem, gdy opublikujecie jakieś zdjęcie. IFTTT posiada tak szeroką paletę funkcji, dlatego na pewno doczeka się wpisu na Pracuj Zwinnie! 

Slack Pocket

Wrzucając artykuły do Pocketa możecie nadawać im TAGi. Definiując odpowiedni TAG sprawicie, że zarchiwizowany w Pockecie artykuł pojawi się też w Slacku. W ten sposób możecie łatwo dzielić się znaleziskami z pozostałymi członkami zespołu. Przepis na to, jak połączyć te dwie aplikacje znajdziecie tutaj.

Slack Google

Możecie też stworzyć przepis, który pozwoli na publikowanie wydarzeń z kalendarza Google w określonym kanale Slacka. Wystarczy, że w konkretnym wydarzeniu użyjecie wcześniej określony #hashtag lub frazę. Uwaga: działa z kilkuminutowym opóźnieniem, więc weźcie na to poprawkę. Oto przepis.

Kombinacji i przepisów w IFTTT jest bardzo wiele i każdy z Was odnajdzie na pewno swój ulubiony, który wzbogaci funkcjonalności jego Slacka. Polecam Wam się pobawić tymi narzędziami. Gwarantuję pozytywne zaskoczenie!

Wisienka na torcie – /feedback

Twórcy Slacka działają według złotej zasady Amazona, tj. nie zostawiają żadnego (ale to absolutnie żadnego) kontaktu od klienta niezauważonym. Jeśli natraficie na jakiś problem możecie skontaktować się bezpośrednio z poziomu Slacka z administratorami. Odpowiedzą na Wasze zapytanie w mniej niż 24 h. Zresztą spójrzcie sami.

Slack Feedback

Komenda: /feedback 

Mam nadzieję, że wymienione przeze mnie sekretne funkcje Slacka przydadzą się Wam. A z jakich sekretnych funkcji sami korzystacie? Dajcie znać w komentarzu!

  • Kolejny krok do tego by pracować mądrzej, zamiast więcej.