THE HOBBIT: THE DESOLATION OF SMAUG

Kiedy wszyscy robią wszystko, jest robione nic – ćwiczenie dla całego zespołu

Jasno określone kompetencje to jeden z wielu kluczy do efektywnego zespołu. Kiedy wszyscy robią wszystko, jest robione nic. Proponuję ćwiczenie, które możesz przeprowadzać w swoim zespole. Pokazuje ono dlaczego warto mieć jasno ustalone obowiązki i realizować te zadania, do których jest się przypisanym.

Dlaczego podział obowiązków jest tak istotny?

Mam wrażenie, że nie powinienem tego tłumaczyć, bo to dość oczywista sprawa. Z drugiej strony często jest tak, że pracownicy nie do końca wiedzą, za co są odpowiedzialni. I to może rodzić pewne nieporozumienia i trudności.

Kiedy kompetencje poszczególnych osób zaczynają się dublować, może dojść do sytuacji, w której odpowiedzialność za wykonanie jakiejś pracy zostanie rozproszona. Prędzej niż później, ktoś wygłosi sakramentalne „Myślałem, że ty to zrobisz…”, co nierzadko może skutkować na realizację projektu czy domknięcie targetu.

Jako właściciel firmy, teamleader czy project manager powinieneś zwrócić szczególną uwagę na ten aspekt.

Ludzie muszą wiedzieć, czego się od nich wymaga

Jasno sprecyzowane oczekiwania wobec pracowników to połowa sukcesu. Członkom zespołów jest znacznie łatwiej realizować cele, kiedy każdy wie czego się od niego oczekuje.

To trochę jak na statku – każdy marynarz musi znać zakres swoich obowiązków i mieć świadomość tego, za jaki „kawałek” okrętu odpowiada. Dzięki temu może skupić się na swojej pracy i przy okazji nie przeszkadzać innym, powielając ich kompetencje. Pół biedy, gdy ta sama praca zostanie wykonana dwa razy, niekoniecznie z dwukrotną efektywnością. Znacznie gorzej jest, gdy w takiej sytuacji obowiązki nie zostaną wypełnione, bo dojdzie do wspomnianego rozproszenia odpowiedzialności.

Zagadka mostu – ćwiczenie dla Twojego zespołu

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak Twój zespół podchodzi do kwestii podziału obowiązków, powinno spodobać Ci się poniższe zadanie.

Jakiś czas temu miałem przyjemność prowadzić otwarty warsztat z teambuildingu. Przygotowując się do niego szukałem inspiracji, które byłyby bazą do przeprowadzonych ćwiczeń. Natrafiwszy na jedną z lekcji TEDa, w której do rozwiązania była „Zagadka mostu” (bridge riddle), postanowiłem zaimplementować ją do swojego warsztatu.

W samej zagadce chodzi o przeprowadzenie czwórki ludzi przez most w mniej niż 18 minut. Należy podać kolejność przechodzenia każdej z osób. Samo zadanie nie jest trudne, gdy rozwiązuje się je w pojedynkę. Poziom skomplikowania wzrasta, gdy problem należy rozwiązywać zespołowo.

Jeszcze zanim uczestnicy warsztatu podjęli się zmierzenia z tym zadaniem, wcześniej ustalili, że w pracy zespołowej bardzo ważna jest skuteczna komunikacja oraz podział obowiązków. „Zagadka mostu” doskonale nadaje się do przetrenowania obu wspomnianych elementów.

Przebieg zadania

Dwunastoosobowa grupa uczestników została połączona w 4 zespoły. Członkowie każdego z zespołów mieli podzielić się między sobą trzema kompetencjami. Ich pierwszym zadaniem było wewnętrzne ustalenie tego, kto czuje się najlepiej jako:

  1. osoba posiadająca informacje i komunikująca, co jest do zrobienia (Komunikujący)
  2. osoba analizująca dane (Analityk),
  3. osoba przekazująca dane między pozostałą dwójką (Łącznik).

Komunikujący oraz Analitycy zostali umieszczeni na przeciwległych końcach sali. Między nimi był most (zainscenizowany przy pomocy taśmy malarskiej), na którym w tym samym czasie mogli „kursować” tylko dwaj Łącznicy na raz.

Komunikujący otrzymali pełną instrukcję do zadania. W niej została opisana cała sytuacja wraz z niezbędnymi danymi do rozwiązania „Zagadki mostu”. Niestety do obowiązków Komunikujacych nie należała analiza danych i udzielenie odpowiedzi na pytanie: w jaki sposób przedostać się na drugą stronę? Ta część „roboty” należała tylko do AnalitykówKomunikujący mieli za zadanie przekazać słownie najważniejsze według nich informacje do Łączników. Ci jako jedyni mogli się komunikować z Analitykami.

Dodam, że wszystkie 4 grupy konkurowały ze sobą, która pierwsza rozwiąże zadanie.

Ciekawe obserwacje

Na przestrzeni całego zadania doszło do bardzo ciekawej sytuacji. Każdy z Analityków był bardzo bliski udzielenia prawidłowej odpowiedzi, ale nie miał pełnego kompletu informacji od Łącznika. Co się działo z tymi kluczowymi kwestiami? Trudno stwierdzić jednoznacznie. Być może były one przeinaczane „po drodze” przez Łączników, a może Komunikujący nie byli w stanie przefiltrować naprawdę istotnych informacji. W trakcie omówienia ćwiczenia okazało się, że Analityk znał lepiej kontekst całego zadania (miało ono swoją fabułę), a nie wiedział o niektórych aspektach, bez których nie mógł udzielić właściwej odpowiedzi.

Wszyscy robią wszystko…

Przez 20 minut trwania tego zadania żaden z analityków nie był w stanie podać właściwej odpowiedzi. Dochodziło nawet do sytuacji, w której Komunikujący i Łącznicy, pomimo jasno zdefiniowanych podziałów obowiązków, sami próbowali rozwikłać zagadkę. Mijało się to z celem, ale jak potem stwierdzili sami uczestnicy, chcieli po prostu pomóc Analitykowi. Problem polegał na tym, że ich analizy nie przybliżały zespołu do rozwiązania problemu.

Finalnie żadnej z drużyn nie udało się sprostać „Zagadce mostu”.  Pomimo porażki wyciągnęli kwintesencję całego zadania oraz byli w stanie odnieść realia ćwiczenia do swojej rzeczywistości w pracy.

Dlaczego warto rozwiązać zespołowo 'Zagadkę mostu'?
Zagadka pozwala na przetrenowanie umiejętności komunikacyjnych. Każda rola osadzona w tym zadaniu musi w jasny i konkretny sposób przekazywać informacje. Nawet analityk, którego głównym zadaniem wobec pozostałych członków zespołu jest zadawanie pytań, które naprowadzą go na rozwiązanie.

Zagadka pokazuje ludziom jak ważne jest respektowanie swoich obowiązków, a przede wszystkim, nie wchodzenie w kompetencje innych osób. Jeżeli zaczyna dochodzić do takiej sytuacji, cały zespół może oddalić się od realizacji celu.

Mocno zachęcam Cię do zastanowienia się nad tematem jasnego podziału obowiązków i przetestowania tego aspektu pracy zespołowej wykorzystując  „Zagadkę mostu”.

Daj znać w komentarzu, jak u Ciebie wygląda podział obowiązków w pracy (zespole) i z jakimi trudnościami musisz się mierzyć.

Instrukcję do ćwiczenia możesz samodzielnie sporządzić na podstawie powyższego materiału wideo. Jeżeli miałbyś z tym jakąś trudność, napisz do mnie na maila. Z chęcią pomogę i podpowiem.

Powodzenia!

  • Pan, który się nazywa John C. Maxwell, powiedział coś takiego: – Jeśli ktoś w 80 proc. może zrobić coś za ciebie, niech to zrobi.

    Jakoś zapadło mi w pamięci. Wszystko zawsze chcemy robić sami, zamiast delegować obowiązki (co jest bardzo odciążające) A jak je delegować, to oczywiście jeszcze inna rzecz.

    • Bardzo ważne zdanie Jerry i porządana u przedsiębiorcy cecha. Warto pracować nad umiejętnością delegowania zadań po prostu, ale przede wszystkim właściwie. Zła komunikacja może przynieść więcej szkód niż pożytku, a współpracownicy/pracownicy mają być przede wszystkim pomocą zamiast kulą u nogi.

  • Natalia Kukielko

    Cześć, dziękuję za ten artykuł. Działam w stowarzyszeniu. Tam, prawidłowy podział obowiązków wydaje się być szczególnie na wagę złota – dzięki temu nasz najcenniejszy wolny czas wykorzystujemy efektywnie, zwinnie. Niestety próby wdrażanie lepszej organizacji poprzez podział zadań, terminów zaczął być dla niektórych odrażający, bo najzwyczajniej przympominał im za bardzo pracę. Faktycznie więc jest może to JAK bardzo ważne. Pozdrawiam.

    • Hej Natalia! Praca w Stowarzyszeniu to nadal…praca. Warto chyba popracować nad postrzeganiem tego zajęcia przez „marudzących” członków organizacji. A jeśli masz możliwość, zrób z nimi „Zagadkę mostu”. Będzie im łatwiej zrozumieć, dlaczego warto żeby wiedzieli, za co odpowiadają na pokładzie. W razie czego, pisz! 🙂

  • Tomasz Cieciński

    Nie byłem osobiście uczestnikiem takiego ćwiczenia, ale myślę, że można
    było zobaczyć jeszcze jedną rzecz – posługiwanie się „różnymi językami”.
    Mogłem to zaobserwować, gdy zespół był nowy lub gdy do zespołu dołączał
    nowy członek – chociaż komunikacja było poprawna o tyle rozumienie
    siebie nawzajem przychodziło z czasem.

    Osobiście jestem za podziałem obowiązków i zadań – ale jak widać, nawet
    prawidłowe przydzielenie zadań do osób, nie gwarantuje sukcesu w ramach
    całego zespołu.

    • Tomek, u podstaw (prawie) każdego problemu w firmie leży komunikacja. Uczymy się całe życie komunikować z innymi, a i tak wychodzi to nam, co najwyżej, przeciętnie.

      PS. Dzięki za wartościowy głos w dyskusji.

  • Aga

    Jak poradziłeś sobie z tym, że dla 4 grup zadanie zakończyło się porażką?