Trello – sztuczki zaawansowane

Zakochałem się w Trello, ale po roku zaczęło między nami zgrzytać. Znienawidziłem je. Przemogłem się i znów namiętnie używam w wielu projektach. Tym razem znacznie bardziej świadomie. Jestem pewien, to geekowska, szorstka miłość. Jeśli masz kilka wolnych minut z chęcią nauczę Cię sztuczek, dzięki którym i Tobie serce uderzy mocniej. (A jeśli Trello to dla Ciebie nowość, napisałem jakiś czas temu kilka porad dla początkujących)

UWAGA! Mimo, że piszę o zaawansowanych sztuczkach tak naprawdę nie trzeba żadnej specjalistycznej wiedzy by wprowadzić je do swojego workflow w Trello. Są proste, przydatne i łatwe w użyciu.

1. Filtrowanie w stylu macbooka

Macbooki mają wbudowany bardzo fajny i błyskawicznie działający system wyszukiwania plików. W Trello jest podobnie. Wyobraź sobie, że na jednej z tablic szukasz tej wyjątkowej karty z istotnymi dla Ciebie informacjami. Tylko gdzie ona jest? Szukanie na piechotę przy bardzo rozbudowanych listach może zabrać za dużo czasu, a i przy małych pozwoli zaoszczędzić czas.

Naciśnij po prostu „F”, a w okienku, które się pojawi wpisz poszukiwaną treść. Trello przefiltruje dla Ciebie całą tablicę i pokaże tylko te karty, które zawierają słowo kluczowe. Skończyłeś? Wystarczy wcisnąć Esc.

2. Trello w Kalendarzu Google

Jeśli pracujesz dużo wokół dat granicznych i Twoje karty mają ustaloną datę ważności (Due Date), to mam świetny pomysł dla Ciebie. Co powiedziałbyś, gdyby te wszystkie karty pojawiły się w Twoim cyfrowym kalendarzu?

Z Trello do Kalendarza GoogleNa początek musisz włączyć Power-Up. Robisz to poprzez „Pokaż Menu” (Show Menu) > PowerUPS > Kalendarz (Calendar) > Włącz (Enable). Następnie kliknij w ikonkę „trybika” obok Kalendarza. Wyskoczy okno z pytaniem: „Włączyć feed iCalendar?”. Zaznaczymy opcję Włączone (Enabled). Pojawi się sekcja o nazwie: „Twój prywatny feed iCalendar” (Your Personal iCalendar Feed) z adresem internetowym poniżej. Skopiuj go!

Teraz odpal kalendarz Google w przeglądarce – adres calendar.google.com . Po lewej stronie w pasku bocznym kliknij na ikonę trójkącika na prawo od „Inne kalendarze” i tam wybierz opcję „Dodaj według adresów URL”. W nowym oknie wklej skopiowany wcześniej adres.

Od teraz możesz cieszyć się kalendarzem wzbogaconym o te karty z Trello, które mają daty.

Wadą tego rozwiązania (opisaną w dokumentacji Trello) jest fakt powolnej synchronizacji. Zmiany w kartach nie są widoczne od razu. Synchronizacja odbywa się co kilka godzin.

3. Maile pisane prosto na tablicę Trello

Jedna z fajniejszych koncepcji na używanie Trello to zbieranie różnych materiałów; pomysłów na wpisy do bloga, albo przydatnych linków na tablicy służącej do obsługi social mediów, danych o klientach do tablicy w stylu CRM itp. Nie zawsze jest nam poręcznie otwierać Trello, czasami chcielibyśmy ten proces przyspieszyć. Jest na to sprytna metoda. Można wysyłać maile, które zostaną przerobione na karty do wybranej przez nas tablicy Trello.

Email na TrelloWystarczy otworzyć menu: Pokaż Menu (Show Menu) > Więcej (More) > Ustawienia email-na-tablicę (Email-to-board Settings). Wyświetli się Wam tam okienko z opcjami: Twój adres email dla tej tablicy (Your email address for this board) oraz Wysłane emailem karty pojawią się w (Your emailed card appear in…). Definiujemy tam Listę (list) i Pozycję (position), na której pojawią się karty skomponowane z naszych emaili. Możemy wybrać spośród wszystkich list na danej tablicy i zdecydować, czy nowe maile pojawią się na początku, czy też końcu wybranej listy.

4. Formatowanie z pomocą Markdown

Bardzo lubię system zapisu Markdown. To rozwiązanie dla geeków i nerdów, którym nie w smak używać edytorów tekstu pokroju Worda, Open Office czy Pages. Po prostu piszesz w notatniku i za pomocą kombinacji zapisu symboli „#”, „*” czy „ – ” możesz tworzyć dokumenty porównywalne jakościowo z plikami z w/w programów.

Trello bazuje na markdownie w opisach kart. Jeśli chcecie by Wasze opisy prezentowały się okazale i miały miłe dla oka formatowanie, powinniście skorzystać z przetłumaczonej przeze mnie instrukcji:

Nagłówek pierwszego poziomu wymaga, by napisać pod nim kilka znaków równości:
===============================

Drugi poziom nagłówka analogicznie jak pierwszy, ale stosujemy myślnik:
--------------

Poszczególne akapity rozdzielamy enterem, co nie jest niczym wyrafinowanym. Ale w przypadku pogrubienia stosujemy zapis z dwiema gwiadkami: **Tekst pogrubiony**. Jeśli zastosujemy pojedyncze gwiazdki tekst będzie napisany *kursywą*

Jeśli potrzebujesz zanotować listę zrób ją za pomocą myślników
 
- pozycja 1

- pozycja 2

- pozycja 3

Lista uporządkowana powinna być zapisana według porządku „Cyfra. Zawartość” czyli:

1. Pozycja pierwsza

2. Druga pozycja

3. Pozycja trzecia

Nie jesteś pewien jak to działa? Wklej cały kod do opisu karty na Trello i zobacz jak dzieje się magia 🙂

Notacja markdown wykorzystywana jest też minimalistyczne edytory tekstów, a także w wielu innych aplikacjach webowych.

5.Więcej inspiracji dla Trello

Przeglądając dokumentację Trello trafiłem na interesującą stronę, która może być kopalnią pomysłów na organizację własnych tablic Trello. Wiem, że tego nigdy za dużo, więc gorąco polecam odwiedziny na stronie: Trellowe Inspiracje. Świetne pod tym linkiem jest to, że możesz łatwo przefiltrować sobie pomysły według kluczowych kategorii: Biznes, Lifestyle, Edukacja, Produktywność.

Podsumowanie

A Wy z jakich sztuczek w Trello korzystacie? Podzielcie się swoim know how, chętnie wypróbuję Wasze sposoby!

Jeśli, któraś z moich porad nie jest dla Was jasna, albo macie „inny problem z Trello” – zostawcie komentarz, odpowiem w trybie ASAP 🙂

Więcej na temat Trello znajdziesz w moich wpisach:

  • Ale fajne porady 🙂 Wypróbuję! A z ciekawości zapytam – znasz też Asanę?

    • Hej, znam z nazwy, nie działałem w Asanie. Głównie dlatego, że kojarzy mi się z wielkim Mercedesem. Przyjemnie byłoby go mieć, ale obawiam się, że na razie jeszcze go nie potrzebuję.

      A Ty jakie masz doświadczenia z Asaną? Doradzisz coś? Warto nie warto?

      • Dlaczego z wielkim mercedesem? 😀 Narzędzie moim zdaniem podobne, tylko inaczej skonstruowane. Dla mnie aspekt wizualny Trello jest fajny przy małych projektach, kiedy muszę przesuwać w poziomie – robi się to męczące. W Asanie pracuję z jednym zleceniodawcą – idea jest właściwie podobna, ale masz wygodny spis treści z boku oraz lepszy system powiadomień, z poziomu którego od razu można odpowiadać czy pracować.

        • W sumie nawet wizualnie Asana bardzo się zmieniła – przynajmniej od czasu gdy zaglądałem do niej ostatnio. Wypróbuję 🙂

  • świetnie zebrane, dzięki! 🙂

    • Dzięki za dobre słowo. Starałem się wyłuskać najprzydatniesze porady.

  • Dla mnie największym gamechangerem jest wtyczka pod Chrome, która pozwala wbijać w dowolnego boarda z poziomu paska przeglądarki. Jak masz wiele tablic, w których chcesz się szybko obracać, to nie ma lepszego sposobu 😉 https://chrome.google.com/webstore/detail/trello/dmdidbedhnbabookbkpkgomahnocimke

    • Brzmi bardzo fajnie, wypróbuję. Szkoda, że Safari nie ma takiej bazy wtyczek.

  • warto zasubskrybować ich newsletter z inspiracjami i poradami 🙂

  • alvers

    Dzięki za ciekawe lifehacki do Trello, a w szczególności za info o systemie Markdown o którym jeszcze nie słyszałem.

    • Cała przyjemność po mojej stronie. W markdown super sprawdza się podczas notatek na komórce. Znacznie przyspiesza to formatowanie.

      W temacie sztuczek w Trello pojawi się wkrótce kolejny wpis. Myśle, że niedługo po majówce. Zapraszam już dzisiaj:)

  • Pingback: Trello - skróty klawiaturowe – Pracuj Zwinnie()

  • Pingback: Trello - wprowadzenie dla początkujących – Pracuj Zwinnie()

  • Piotr Cz

    Dzięki za pomysły. Nie mogę włączyć powiadomień w moim kalendarzu. Pewnie robię coś źle. Proces który opisałeś i właczanie Power-Up – czego dotyczy?

    • Ale zawartość trello wciąga się do kalendarza i tylko nie otrzymujesz powiadomień, czy w ogóle nie możesz spiąc trello i gCalendar?

      • Piotr Cz

        Nie mogę połączyć Trello z kalendarzem. Jedno i drugie mam zainstalowane(jako rozszerzenie chrom’a i jako appki w iPhonie.

        • Możesz to zrobić bez appek, a w zasadzie powinieneś zrobić to z poziomu www. Może ten artykuł będzie dla Ciebie pomocny:
          http://help.trello.com/article/829-using-trello-with-google-calendar

          • Piotr Cz

            Dzięki, już mi się udało. Nie miałem od początku możliwości wejścia w Power-Ups. Bo ich nie było widać, dlaczego nie wiem. Pobrałem adres URL z Trello i wrzuciłem do kalendarza. Wszystko gra 😉
            Dzięki za chęci

          • No i gra 😀

  • Rafał

    Tego właśnie potrzebuję, ale coś mi nie wychodzi, zrobiłem wszystko tak jak opisałeś, pojawił się kalendarz z osobnym kolorem, ale jak zrobić żeby karty którym dodałem termin pojawiały mi sie w kalendarzu google, w widoku miesiaca w tym konkretnym dniu

  • Mario

    u mnie to działa, fajny i pomocny artykuł

  • Ireneusz Szmagaj

    Czy da się ustawiać kartę pod kartą, bo dodając nowe dodją się poziomo i niektóre wychodzą za ekran i trzeba przesuwać.?

    • Jeśli chodzi o listy to te zawsze dodają się w poziomie/horyzontalnie i nic z tym zrobić się nie da. Taki kanban, tak to działa. Jeśli chodzi zaś o karty to można je dodawać w wybranym miejscu listy, wystarczy najechać kursorem na dowolną kartę i nacisnąć „n” na klawiaturze. Nowa karta pojawi się pod wskazaną 🙂 Voila.

  • Tommac

    Dziękuję za ciekawy artykuł. Czy jest możliwe zrobienie w trello aliasy listy. Chodzi mi oto aby była ona na jednej tablicy, a na drugiej jej alias. Zmiana w jednym powoduje uaktualnienie w drugim.

    • Według mojej wiedzy nie ma takiej opcji. Też by mi się to czasem przydało. Niedługo na blogu będzie opisane ciekawe narzędzie, które łączy dobre cechy Trello i ma funkcjonalność, o którą pytasz.

      • Marcin

        Witam; czy cos zmienilo sie w tym temacie o ktory pytal Tommac?

        • Według mojej wiedzy nie, ale można tego rodzaju efekty osiągnąć z AirTable. Niestety nie mam ostatnio czasu by puścić temat szerzej na blogu.

  • Emil

    Moje pytanie jest banalne. Jak usunąć konkretną tablicę? Ani z przeglądarki ani z aplikacji na iPada nie potrafię tego zrobić.

    • W kliencie webowym wybierasz Pokaż Menu > Więcej > Zamknij tablicę, w appkach nie wiem bo od dłuższego czasu nie używam.

      • Emil

        Serdecznie dziękuję. Intuicyjne to jednak nie było 🙂 Ale Trello to jednak wspaniałe narzędzie. Bardzo proszę o dalsze wpisy na jego temat.

  • Patrycja Siennicka

    Czy Trello jest mozliwe w aplikacji na Mac’a czy tylko w przegladarce? probowalam sciagnac aplikacje, na iphone jest ok, ale mam problem z komputerem. Dzięki za pomoc:)

  • Cath Rymarczyk-Swatek

    Czy jest jakaś możliwość, aby wyeksportować całą tablicę z projektem do pliku tekstowego bądź .csv?
    Pozdrawiam 🙂

    • Z tego co wiem można wyeksportować tablicę do ustandaryzowanego JSONa, a później jakiś magik/koder może Ci to przerobić na coś lekkostrawnego.

      • Cath Rymarczyk-Swatek

        Dziękuje za podpowiedź 🙂 Jednakże na dzień dzisiejszy to dla mnie za wysokie progi 🙁

        • Cath Rymarczyk-Swatek

          Wiesz… jednak znalazłam taki magik/koder 😀
          Odszukałam kilka, ale tylko ten się sprawdził w moim przypadku: http://www.json-csv.com
          Bardzo Ci dziękuje 🙂

    • Aga

      Za pomocą opcji „drukuj” możesz wyeksportować do .pdf

  • Gabi

    Sebastian orientujesz się może, czy można stworzyć kartę za pomocą emiala, ale aby miała od razu termin? może jakieś markdown?

    • Z tego co widzę w dokumentacji można ustawić sporo rzeczy, ale daty niestety nie 🙁

  • Krzysztof Krawczyk

    mam pytanie odnośnie dat w kalendarzu, czy można zaznaczyć przedział czasowy? np. że coś trwa od do, mam jakąś aktywność co trwa od 1 sierpnia do 14 sierpnia i chciałbym to mieć zaznaczone w kalendarzu jednak tam mogę zaznaczyć tylko jeden termin a nie przedział.

    • Nie spotkałem się z takim rozwiązaniem, ale jeśli jesteś użytkownikiem Chrome to strzelam, że jest duża szansa na wtyczkę, która obsługuje tego typu funkcjonalność

  • Monika ŻURKO-LIGOCKA

    Mam trello na laptopie i mobilnie na androidzie. Mimo ustawienia daty i godziny przypomnienia nie uruchamia się alert dźwiękowy z przypomnieniem.
    W ustawieniach (trello mobilne) zaznaczony jest dźwięk i wibracja i nic… nawet w powiadominiach żadnego wpisu. Emaile tez nie dochodzą. … jak to naprawić? Nadmieniam, że mam wersję free
    Pozdrawiam

    • Musisz sprawdzić jak masz ustawione powiadomienia email w Ustawienia > powiadomienia > zmień częstotliwość powiadomień… Dodatkowo powiadomienie przychodzi dokładnie 24h przed ustanowioną datą.

      • Monika ŻURKO-LIGOCKA

        Sebastianie, w ustawieniach email mam zaznaczone powiadomienie niezwłoczne. Tak samo mam w telefonie. Oprócz tego w ustawieniach w telefonie mam zaznaczony dzwięk powiadomienia. Powiadomienia nie wyświetlają się nawet pod tym przyciskiem z dzwoneczkiem

        • Chyba nie potrafię pomóc „na opowiadanego”, nie spotkałem się z taką sytuacją. Przychodzi mi jeszcze do głowy filtr antyspamowy, albo na Twoim serwerze, albo w Twoim programie pocztowym.

      • Klaudyna Motyka

        Sebastianie, co do powiadomienia…czy jest możliwość, aby powiadomienie przychodziło np godzinę wcześniej, a nie 24h??

  • Monika ŻURKO-LIGOCKA

    Dokładnie, u mnie tak samo, dlatego tak mi na tym zależy

  • Norbert NW

    Pytanie o kolejność kart na liście: domyślnie każda dodana/nowa karta pojawia się na dole listy. Czy jest możliwość takiego ustawienia, żeby nowa karta pojawiała się na jej górze (najnowsze u góry, najstarsze na dole). Pozdrawiam. Trello – rewelacja 🙂

    • Norbert NW

      doprecyzuję – wiem, że przy dodawaniu karty można kliknąć na „…” , wybrać z menu „wybierz pozycję” i wprowadzić „1” ale to działa tylko w komputerze w wersji przeglądarkowej, natomiast w aplikacji w tablecie takiej opcji już nie ma i karta trafia na sam dół listy. Identycznie jest w przypadku przenoszenia karty z listy na listę – w wersji przeglądarkowej można ręcznie wybrać pozycję, w mobilnej nie.
      Możliwość domyślnego ustawiania nowej karty na początku listy bardzo by mi pomogła.

  • Wiero

    A czy da się wyszukiwać po nazwach list na tablicach?