Jak poradzić sobie z nadmiarem zadań

Kilka projektów, kilkadziesiąt maili i wiele rozmów temu nie mógłbym napisać tego artykułu. Miałem 100 spraw przed sobą. Mało spałem. Byłem wiecznie wyczerpany. Nie miałem czasu. Tak bardzo. Permanentnie. Bez-kawy-nie-podchodź. Jeśli i Tobie tak się zdarza, czytaj dalej, podzielę się moim sposobem na takie sytuacje.

Jest książka, której tytuł doskonale obrazuje stan w jakim się czasami znajduję: „You Have Too Much Shit”. Natłok bieżących spraw, nie tylko zawodowych. Z jednej strony praca, wymagający szef, z drugiej cieknący kran w kuchni, dziecko ryczy za ścianą, a teściowie wpadają za 5 minut z niespodziewaną wizytą. Jak tu w tym młynie nie zwariować? Zmniejszyć młyn!

Na początek wszystko zapisz

Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Po prostu zacznij działać! Na początek wystarczy prosta lista rzeczy, które na nas „wiszą”. Jeśli jest ich naprawdę dużo, podziel je na sfery np.:

  • praca (wszystko co wiąże się z zarabianiem)
  • dom (to co trzeba zrobić w domu, dla rodziny itd.)
  • poza domem (zakupy, banki, znajomi i wyjścia)

Tu zaczyna się prawdziwe wyzwanie. Popatrz na swoją listę, jeśli nie jest tak przerażająca jak myślałeś po prostu zacznij realizować zadania wg. priorytetów, które uznasz za stosowne. Jeśli nie potrafisz podjąć decyzji, będziesz miał dużo trudniejsze wyzwanie.

Tnij jak samuraj

Może się to wydać dziwne, ale zastanów się czy są takie rzeczy, których NIE MUSISZ robić. Po prostu. Trudny orzech do zgryzienia, ale czy potrzebujesz dodatkowego projektu po godzinach albo zabierania pracy do domu? Czy najbliższy weekend to najlepszy czas na spotkanie na mieście? Albo czy przyjmować gości jeśli jedynym o czym marzysz jest ciepłe łóżko? A może zamiast odsypiać cały tydzień lepiej będzie pójść na spacer? To szalenie trudne, niekiedy nawet bolesne. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli coś budzi Twoje wątpliwości, a już jesteś przytłoczony, to lepiej zrezygnować z takiej aktywności. Prędzej czy później okaże się nadprogramowym utrapieniem. W projekcie nie dasz z siebie wszystkiego. Z bliskimi się nie dogadasz. A widmo całej kolejki zadań nada niepotrzebny pośpiech spotkaniu ze znajomymi. Nie potrzebujesz tego. Lepiej zrezygnować tu i teraz, by mieć więcej czasu i energii za chwilę.

Nie obiecuj

Nauczyłem się nie obiecywać gdy jestem w natłoku zadań. Eliminując pozycje ze swojej listy nie mogę od razu stwarzać sobie buforu, który zasypie mnie w przyszłości. Jeśli z czegoś rezygnuję, to czynię jedynie obietnicę wewnętrzną, że wrócę do tematu gdy będzie na to lepszy czas. Jeśli nie wrócę – cóż nigdy mi widocznie na tym nie zależało. A gdy obiecałem, że wrócę do zadania za tydzień, a ciągle nie wygrzebię się ze zobowiązań? Ten zbuforowany ciężar wróci do mnie ze zdwojoną siłą i trudniej będzie zrezygnować z niego po raz drugi. Nie warto tak robić, jeśli chcesz się wygrzebać i wreszcie „mieć czas”.

Outsource’uj

I dosłownie, i w przenośni. Dosłownie, bo możesz część obowiązków podzielić z innymi, czy w domu czy w pracy, nie ma żadnego wstydu w tym, że powiesz „nie daję rady, pomóż”. Wręcz przeciwnie to zacieśnia więzi i pozwala poznać prawdziwych przyjaciół (w biedzie). Z drugiej strony outsourcing, o którym myślę ma też swoje niedosłowne znaczenie. Twoi bliscy i przyjaciele mogą Ci bardzo pomóc wysłuchując Ciebie. Pozwól sobie na szczerość odmawiając spotkania, tłumacząc, że potrzebujesz czasu dla siebie itd. Ludzie to bestie stadne i potrafią się zaopiekować „rannym” towarzyszem. Nie zrobią Ci sceny, nie strzelą focha, a czasem nawet dostarczą coś smacznego na pocieszenie. Będąc szczerym stwarzasz okazję do poznania tych ludzi z innej strony (częściej tej lepszej)

Co dalej?

Walcz. Nie bierz na siebie więcej niż jesteś w stanie unieść. Nie przeceniaj swoich sił. Stwarzaj okazję do tego by, poleniuchować bo:

„Na pewno nie wszystko, co warto, to się opłaca, ale jeszcze pewniej (…) nie wszystko, co się opłaca, to jest w życiu coś warte.”
– Władysław Bartoszewski

  • Przestać zaczynać. Zacząć kończyć. Złota dewiza 😉

  • Pingback: Przegląd mediów – lipiec #5 | Blog rekrutacyjny GoldenLine.pl()

  • #offtop #puryzmjęzykowy
    Może „deleguj” miast tego ryzykownego makaronizmu? 😉

    • Jeśli przesłanie jest zrozumiałe nie ma znaczenia czy makaronizm czy kod spaghetti 🙂

      • Puryzm to coś więcej niż komunikatywność 😉

        • To chyba rozprawa na inny wątek. A co sądzisz o radach z wpisu? Nadadzą się?

          • Pewnie, jakby nie były w sedno, tobym się nie czepiała szczegółów 😀 😀 😀

  • Teresa

    Do spisywania zadań dodalabym aby robić to zawsze w jednym miejscu np. zeszycie, bo potem dochodzi nam kolejne zadanie szukanie miliona karteczek ;d

    • Hajme

      Przerabiałem ten sam „problem” ze sto razy. Tysiące miejsc do listowania wszystkiego, co muszę zrobić (karteczki samoprzylepne, „specjalny” zeszyt tylko na to, soft na kompie) i chyba najlepszy patent to zwykły notatnik, w którym trzymam takie rzeczy.

      • Tak istotą jest nie rozpraszanie naszych list na kilka miejsc. Wybieramy wygodne medium i zawsze zapisujmy za jego pomocą. Karteczki, komp czy notatnik – nie ma znaczenia tak długo ja wiemy gdzie szukać naszej listy.

        Dzięki za Wasze głosy 🙂

        • Hajme

          To ja jeszcze powiem, że mój znajomy miał fajną teorię na ten temat… On nie robił żadnych list, żadnych ściąg, tylko zdawał się na swoją głowę, a jeśli o czymś nie pamiętał, to znaczylo, że to nie było ważne i robić tego nie trzeba 🙂 Częściowo do przemyślenia… 🙂

          • Dopóki nie czynisz wielu obietnic zawodowych ma to sens 🙂 Chociaż osobiście twierdzę, że w dzisiejszym szumie informacyjnym ilość bodźców jest na tyle duża, że ciężko utrzymać właściwą koncentrację.

            Z drugiej strony jeśli Twój znajomy „dawał radę” to tym bardziej jest to godne podziwu – przynajmniej z mojej zapominalskiej perspektywy.

          • Hajme

            „Dopóki nie czynisz wielu obietnic zawodowych” – właśnie! I chyba w końcu postawię – też za Twoją radą – na minimalizm i w tym. Tnij jak samuraj i zanim weźmiesz się za pakowanie (w coś albo i czegoś), najpierw sprawdź pojemność swojego plecaka, żebyś doniósł wszystko na czas i nie obtarł nóg za bardzo nóg podczas tej wycieczki 🙂

          • Pięknie powiedziane 🙂

  • Zasiadam do pisania. Najprostsze rozwiązania zawsze są najlepsze. Motywacyjny bang! Dzięki!

    • Cała przyjemność po mojej stronie!

  • Maja

    Tnij jak samuraj <3 Zapamiętam!